福建省工程建设质量安全协会印章使用

管理制度

为加强协会印章使用管理规定，制定本法。

一、本会现有印章的类别

1、行政印章：“福建省工程建设质量安全协会”；

2、财务用章：“福建省工程建设质量安全协会财务专用章”、“福建省工程建设质量安全协会发票专用章”；

3、法人印章；

4、培训印章：“福建省工程建设质量安全协会培训专用章”。

5、分支机构印章：“福建省工程建设质量安全协会检测鉴定分会”、“福建省工程建设质量安全协会建筑起重机械分会”、“福建省工程建设质量安全协会安全专业委员会”

二、印章的使用范围：

（一）行政印章使用应严格按规定范围使用，不得超出范围使用。

1、以协会名义签发的文件、文书，包括通知、报告、通报、决定等；

2、以协会名义出具的证明及有关材料；

3、提供财务报告；

4、出具授权委托书、法定代表人证明书、协会介绍信、涉外证明等；

5、其他情况需要加盖公章。

（二）财务用章，主要用于货币结算、开具发票等相关业务。

（三）法人印章，主要用于需加盖私章的合同，财务及报表、人事任免等各类文件。

（四）培训用章，主要用于协会各类培训，包括工程检测试验人员、施工现场管理人员、特种作业人员、行业相关培训。也用于学时证明、继续教育证明等培训类证明。

三、印章的使用要求

1、印章保管人员要做到熟知各种印章的使用范围，批准权限，做到正确用印。

2、印章保管人员在用印前，必须查看签批结果，签批手续完备方可用印，并做好用印登记手续。 保管人应制作《用章登记册》（见附件1），登记内容应当包括用印人的部门、使用人、用印日期，用印数量、用印文件名称且用印人必须签字予以确认。

3、印章保管人员必须亲自使用印章，不能委托他人代为用印。加盖印章时要端正、清晰，用印要做到“骑年盖月”。

4、不允许在无内容或内容不完整的材料上加盖印章，经协会领导同意用印的材料除外。

四、印章的保管

1、协会的行政印章和法人印章由综合办公室指定专人负责保管，财务用章由财务部负责保管。行政印章、法人印章和财务用章应分开保管。

2、印章保管人员需负责印章保管的安全，所有印章应存放在指定安全的地方，严禁擅自携带外出。

3、行政印章保管人因事离岗时，须由综合办公室指定人员暂时代管，以免贻误工作；

4、印章保管人员需负责对印章的保养，使印章保持字迹清晰、色调鲜艳。

5、印章因磨损不可使用的，需及时请示领导即时更换；遗失的应及时上报，对外登报作废。

6、印章保管人员离职时，应做好印章的移交手续方可离职。

（2021年协会理事长办公会议通过）

福建省工程建设质量安全协会档案管理规定

根据国家、省档案管理有关规定，结合社团组织的特点，对协会各项活动开展中形成的各种有保存价值的文件材料、声像资料等，应分别立卷归档。

一、需归档的文件资料有：

1、由主管部门、有关上级协会等部门印发的各类收、发文件及重大事项签订的合同、协议；

2、本会及分支机构的年度工作总结、计划；

3、本会常务理事会、理事会和会员代表大会的有关决议和决定；

4、有关单位推荐理事、常务理事、副会长的原件；

5、会员单位入会登记表；

6、本会及分支机构的社团登记、年检等材料；

7、评先创优资料；

8、行业调研、学习考察等有关重要工作的材料；

9、重要会议资料；

10、财务档案；

11、会刊、专刊；

12、秘书处工作人员聘用合同；

13、反映协会历史沿革、大事及重要活动的剪报、照片、录音、录像资料等；

14、各类教材、标准、规范；

15、党建档案；

16、其他需归档的资料。

二、档案管理

1、各部门应及时将应归档的材料移交至档案室，档案管理人员应根据有关档案管理规定，对档案资料进行整理、组卷、编目、装订、存放。

2、档案室要有防火、防盗、防潮湿等设施，确保档案的安全。

3、档案要分类存放，排列整齐有序，便于查找。

4、电子档案应配备专用的电子文件柜，每年定期备份，规范存放归档电子文件和数字档案。

5、档案管理员调动工作时，应在离职前办好档案库房的交接手续。

三、档案查阅利用制度

1、本会工作人员凡因工作需要借阅档案材料，档案室应做好借阅记录台帐，记录借阅人、借阅时间和归还时间。逾期未归还的要及时催还。

2、外单位查阅档案资料，须经秘书处领导批示后，予以查阅且只限于在指定场所进行，未经批准，不得复印或将案卷带出档案室。

3、要爱护档案，不得将档案任意拆卷、撕页、污损、涂改、划杠、折角、添字等，借阅后要按时归还。如发生涂改、撕页或遗失档案材料，视情给予必要的处分。

4、档案管理人员对档案工作认真负责，建立档案《档案借阅登记簿》（详见附件1），及时对档案借阅和利用进行登记。

四、档案保存与销毁

1、档案保存时间

（1）应长期保存的档案。

1）协会章程，协会会员、理事、常务理事、协会负责人名册，各类专家名单；

2）制度文件，年审报告，政府核准文件；

3）财务审计报告，财务报表，会计凭证，不动产所有权及其他债权凭证；

4）办公会议纪要，对外发文，与有关单位来文文书；

5）发布的“闽江杯”工程项目名单文件；

6）员工劳动合同，与有关单位签订的合同；

7）编制的《标准》、图集、会刊等；

8）房产证、土地证等相关证件材料；

9）应按国家规定时间保存的档案。

（2）应保留 10 年的档案。

1）年度工作总结、报告、会议记录，调研报告；

2）年度工作计划、预算方案等资料；

3）“闽江杯”过程评定程序文件（通知文件，复查专家名单，推荐资料，评定委员会名单，“闽江杯”公示文件）；

4）协会大事记，及反映协会重要活动的剪报、照片、录音、录像等资料；

5）其他核定须保存10年的文件。

2、档案的销毁

（1）档案材料保管由综合办公室指定专人负责，对已失去利用价值和保存价值的档案材料，需销毁的，统一由综合办公室编制销毁清单，报经秘书处领导批准后统一销毁未经登记造册，不得擅自销毁档案。

（2）销毁档案时，要有两人以上监销，监销人员在销毁前应认真清点核对，在销毁清册上签章，并将销毁情况报告秘书处领导，销毁清册应列入档案室全宗卷永久保存。

（3）严禁任何人、任何部门擅自销毁各类室藏档案或数字档案。

（4） 财务档案销毁除外。

五、档案备份制度

1、协会所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份，年度终了，由综合办公室统一刻制光盘与纸质档案一同保存。

2、各部门应及时将需要归档的文件资料传送给综合办公室，综合办公室应指定专人负责电子文档的整理、归档工作。

（2021年协会理事长办公会议通过）